Custo de um funcionário CLT em 2026: quanto custa de verdade para a empresa

Em resumo: um funcionário CLT custa bem mais do que o salário. Contando 13º, férias com o terço constitucional e os encargos, cada R$ 1,00 de salário vira cerca de R$ 1,29 no Simples Nacional (só o FGTS incide como encargo direto) e cerca de R$ 1,62 no Lucro Presumido ou Real (com INSS patronal, RAT e terceiros), antes dos benefícios. Com vale-refeição, transporte e plano de saúde, o fator sobe. Um salário de R$ 4.500, por exemplo, custa R$ 5.805,00 por mês no Simples e R$ 7.299,25 fora dele, enquanto o empregado leva R$ 4.068,49 para casa. Abaixo você vê a conta linha a linha, o que fica de fora dela e como calcular o seu caso.

Calcule o seu caso, grátis: calculadora de custo do funcionário CLT (regime tributário, RAT, FAP, benefícios e custo por hora).

O custo por salário e por regime

A tabela usa os parâmetros de 2026 da calculadora, sem benefícios. Para Lucro Presumido e Lucro Real, adotou-se RAT de 2% (FAP 1,00) e terceiros de 5,8%, valores comuns que dependem da atividade da empresa.

Duas leituras importantes:

• O fator é praticamente constante: os encargos e as provisões incidem em percentual, então o custo cresce na proporção do salário.
• A diferença entre o que a empresa paga e o que o empregado recebe é grande. Em R$ 4.500, a empresa desembolsa R$ 5.805,00 e o empregado recebe R$ 4.068,49: R$ 1.736,51 por mês, 30% do custo, ficam em encargos, provisões e descontos do próprio empregado.

A conta linha a linha: salário de R$ 4.500

Como ler:

• Provisões: 13º e férias não saem do caixa todo mês, mas são custo certo. Provisionar 1/12 + 1/12 + 1/36 do salário (19,4%) evita o susto de dezembro e de quando o funcionário sai de férias.
• Os encargos incidem sobre salário mais provisões, e não só sobre o salário.
• No Simples (anexos I, II, III e V), a contribuição previdenciária patronal já está dentro do DAS; por isso a empresa não paga INSS patronal, RAT nem terceiros separadamente. O FGTS continua sendo devido. No anexo IV do Simples, a empresa paga INSS patronal e RAT por fora, mas não os terceiros.
• Fora do Simples, incidem INSS patronal (20%), RAT (1%, 2% ou 3% conforme o risco da atividade, multiplicado pelo FAP, de 0,5 a 2,0) e terceiros (Sistema S, salário-educação e Incra, em percentual que depende da atividade, até cerca de 5,8%).
• Alguns setores têm regras próprias, como a desoneração da folha, em transição. Confirme com o contador.

Os benefícios entram na conta

Benefícios mensais somam ao custo. Com os valores da calculadora (vale-refeição de R$ 660, vale-transporte de R$ 240 e plano de saúde de R$ 380 pagos pela empresa):

O custo sobe para R$ 6.845,00 por mês (R$ 82.140,00 por ano), 1,52 vez o salário. O custo por hora, para 220 horas mensais, é de R$ 31,11 (R$ 26,39 se considerarmos só salário e encargos). É esse número, e não o salário, que deve entrar na formação do preço de serviços e na conta do ponto de equilíbrio.

O que normalmente fica de fora da conta

O custo mensal acima é o do funcionário "normal". Considere ainda, caso a caso:

• Rescisão: em demissão sem justa causa, a empresa paga a multa de 40% sobre o FGTS depositado e o aviso prévio (30 dias, mais 3 dias por ano de casa, até 90 dias). Provisionar a multa custa, no exemplo, R$ 172,00 por mês (FGTS mensal x 40%).
• Horas extras, adicional noturno, periculosidade e insalubridade.
• Participação nos lucros (PLR), bônus e comissões, que podem ter encargos.
• Equipamentos, EPI, treinamento, uniforme e tecnologia.
• Recrutamento e seleção, e o tempo até o novo funcionário ser produtivo.
• Faltas, licenças e afastamentos, em que a empresa paga e ainda precisa cobrir a vaga.
• Rotatividade: quanto maior, mais caro. Provisione a multa do FGTS e o aviso prévio.

A calculadora tem uma opção para provisionar a multa de 40% do FGTS. Para o custo de um funcionário que fica três anos, ela é o ajuste mais importante.

Como usar o custo do funcionário nas decisões

1. Preço de serviços: o custo-hora entra na base do preço. Veja Markup e margem e Preço de venda por canal.
2. Ponto de equilíbrio: a folha é, em geral, o maior gasto fixo. Contratar mais uma pessoa sobe o fixo em R$ 5,8 mil por mês no exemplo, e o faturamento de equilíbrio sobe na divisão por sua margem de contribuição. Veja Ponto de equilíbrio e DRE gerencial.
3. Contratar CLT ou PJ: compare os dois lados da mesa em CLT ou PJ: qual compensa.
4. Fluxo de caixa: 13º, férias e encargos concentram saídas em meses específicos. Projete no fluxo de caixa de 13 semanas.
5. Reforma Tributária: a folha de pagamento não gera crédito de IBS e CBS, então, em empresas de serviços, o custo de pessoas pesa mais na carga líquida. Veja o que muda em 2027.

Erros comuns

• Olhar só o salário (ou só o salário com FGTS) e ignorar as provisões de 13º e férias.
• Usar o mesmo fator para todo regime. No Simples é 1,29×; fora dele, perto de 1,62×.
• Aplicar encargos só sobre o salário, e não sobre salário mais provisões.
• Esquecer o RAT e o FAP corretos da atividade (CNAE).
• Ignorar a rescisão em negócios de alta rotatividade.
• Contar o vale-transporte cheio: o empregado participa com até 6% do salário.
• Usar a tabela do ano passado: salário mínimo, tabela do INSS e do IRRF mudam todo ano.

Os parâmetros de 2026 usados aqui

• Salário mínimo: R$ 1.621,00.
• INSS do empregado (progressivo): 7,5% até R$ 1.621,00; 9% até R$ 2.902,84; 12% até R$ 4.354,27; 14% até o teto de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026).
• IRRF: tabela progressiva mensal com a isenção até R$ 5.000,00 e a redução decrescente até R$ 7.350,00, da Lei 15.270/2025, em vigor desde janeiro de 2026.
• FGTS: 8% do salário (a multa rescisória é de 40%).

Confirme os valores no ano em que for usar: eles mudam em janeiro.

Perguntas frequentes

Quanto custa um funcionário CLT para a empresa? Cerca de 1,29 vez o salário no Simples Nacional e cerca de 1,62 vez no Lucro Presumido ou Real, sem contar benefícios. Um salário de R$ 4.500 custa R$ 5.805,00 por mês no Simples e R$ 7.299,25 fora dele.

Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo? Em 2026, com salário mínimo de R$ 1.621,00 e sem benefícios, o custo é de R$ 2.091,09 por mês no Simples e R$ 2.629,35 no Lucro Presumido ou Real.

Quais são os encargos sobre a folha de pagamento? FGTS (8%), INSS patronal (20%), RAT (1% a 3% vezes o FAP) e terceiros, que variam com o regime tributário. Há ainda as provisões de 13º, férias e terço de férias.

No Simples Nacional a empresa paga INSS sobre a folha? Nos anexos I, II, III e V, a contribuição patronal já está no DAS, e a empresa não paga INSS patronal, RAT e terceiros por fora; o FGTS continua sendo devido. No anexo IV, o INSS patronal e o RAT são pagos por fora.

13º e férias são encargos? Não são encargos, são direitos do empregado, mas viram custo mensal certo e geram encargos sobre eles. Por isso se provisiona 1/12 de cada.

O custo é o mesmo para todo mundo? Não. Depende do regime tributário, do RAT e FAP da atividade, dos benefícios, da rotatividade e de itens como horas extras.

Como calcular o custo por hora? Divida o custo mensal total pelas horas contratadas (220 horas para 44 horas semanais). Com benefícios, no exemplo: R$ 6.845,00 ÷ 220 = R$ 31,11.

Quanto custa demitir um funcionário? Na demissão sem justa causa, a empresa paga a multa de 40% sobre o FGTS depositado e o aviso prévio (de 30 a 90 dias), além das verbas rescisórias proporcionais. Provisionar a multa ajuda a não ser surpreendido.

Valores, faixas de mercado e exemplos numéricos são de referência (outubro de 2026) e usam a empresa de demonstração do NexoCFO. Não constituem consultoria financeira, contábil ou tributária: confirme as decisões com o seu contador ou CFO.